Ut med styrdokumenten och in med tilliten!

För ett litet tag sedan skrev jag ett LinkedIn-inlägg om att jag ibland tyckte det vara pinsamt att berätta att vi inte har en digitaliseringsstrategi eller en innovationsstrategi, när många andra har jättefina och väl genomarbetade dokument. Men samtidigt tror jag stenhårt på vårt sätt att istället styra snabbt och smidigt genom tillitsfull dialog.

Responsen blev överväldigande. Väldigt många positiva hejarop, några skeptiska frågor och lite kritik. Jag måste säga att jag blev överraskad av hur mycket uppmärksamhet det faktum att vi inte har en strategi väckte. Jag ska försöka att samla ihop det viktigaste av diskussionen.

Det är ju inte att vi helt saknar visioner. Vi har stadens vision 2035 att förhålla oss till och vi har uttalade mål om att vi ska vara en av Europas mest innovativa städer, till exempel. Det vi inte har gjort är att bryta ner dessa till strategidokument för digitalisering och innovation (som ju till stor del går hand i hand).

Det är inte heller så att vi sysslar med fri lek. Det finns en tydlig styrning, men denna sker genom tillitsfulla samtal och inte formella dokument. Vi har till och med ett styrsystem där vi dokumenterar dessa samtal, men i vilken grad det sker bestäms utifrån verksamheten. Det viktiga är dock att inget är statiskt utan vi ändrar efterhand som vi själva eller omvärlden förändras.

Varför jag inte tror på att spika strategier i dokument är för att dessa ofta tar väldigt lång tid att ta fram. När de väl är framtagna efter mycken möda och många möten är de redan gamla. För varje dag som går kommer de att bli lite mer ut synk med verkligheten. Antingen kan man då lägga dokumentet i en låda och istället göra det världen kräver eller så kan man följa strategin och för varje dag göra lite mer fel. Strategidokumentet blir med andra ord antingen i bästa fall onödigt och i sämsta fall skadligt. Dessutom har det tagit en massa tid som istället skulle kunna ägnats åt att utveckla verksamheten.

Men det är inte lätt att våga släppa dokumenten och istället satsa på tillitsbaserad styrning. Det kräver att vi vågar lita på varandra i hela organisationen, både horisontellt och vertikalt. Det kräver att chefer vågar delegera till dem som har bäst koll på verksamheten (vilket sällan är och kanske aldrig borde vara chefen) att fatta de beslut som krävs för att få bästa resultat i en föränderlig värld. Det kräver att vi litar på andra enheter, avdelningar och förvaltningar för att vi ska kunna ha tillitsfulla samtal med varandra. Det kräver att vi vågar tänka nytt och att vi omfamnar oförutsägbar förändring.

Vi är inte där än. Jag tror aldrig att vi kommer dit. Men vi kan alltid bli bättre, snabbare och smartare. Vi har börjar vår resa, och det är ju vägen som är mödan värd.

/Björn W

Världspremiär för Hbg Works ”Pitch and match” och Temaforum 24 maj

Har din avdelning en idé, ett behov eller ”ett gupp på vägen” i er digitala resa? Har du dessutom lite tid över? Då tycker vi att du ska bege dig till Hbg Works och berätta om det!

Pitchforum – förmiddag

Tanken är

Att du som chef, verksamhetsutvecklare, strateg eller idébärare kan komma till Hbg Works och ”pitcha” . Forumet är till för att dela med sig av de utmaningar, behov och idéer som ni har. Vi tillhandahåller en plats för stöttning i idéutveckling och digitala lösningar samt att matcha med nya kontakter. Vi är helt säkra på att nya kontakter och vänskaper ska uppstå och frodas.

Vad är en pitch?

Det kan vara en mer eller mindre uttänkt ide´, ett behov som din verksamhet har eller en utmaning som ni identifierat.

Om du har något som du vill pitcha skicka ditt förslag till thomas.huldt@helsingborg.se

De pitchar vi får in kommer kontinuerligt upp här på sidan.

När, var och hur

  • 24 maj klockan 10:30 – 11:30 (11:30 – 12:00 mingel).
    Har du inte tid att vara här så länge, är det helt okej.
  • Hbg Works Trappan & plan 2.
  • Drottninggatan 14, Helsingborg.

Temaforum – eftermiddag

Har du lite tid till? Då tycker vi att du ska stanna på Temaforum!

Tanken är

Att det ska var ett forum där förvaltningar, avdelningar, enheter och partners träffas kring ett specifikt ämne.

Ett Temaforum kan till exempel innebära

En demonstration eller test av ett verktyg, att du får veta mer om någon ny produkt eller tjänst inom bland annat IOT (internet of things), AI (Artificiell intelligens) eller arbetsmetoder som utmanar konventionerna och en massa andra saker du aldrig hört talas om. Kom förbi, ta en kaffe och sätt dig i trappan!

Den här gången är ett test

Vi har inte riktigt satt temat för denna testomgång, men intressant blir det. Kanske har du förslag på ett tema? Berätta om det för thomas.huldt@helsingborg.se

Inom kort meddelar vi vad det blir för tema här på sidan.

När, var och hur

  • 24 maj 13:00 – 15:00.
    Har du inte tid att vara här så länge, är det också helt okej.
  • Hbg Works Trappan & plan 2.
  • Drottninggatan 14, Helsingborg.

Nätverka, nätverka och nätverka

Vi tror att gemensamma forum möjliggör ett ökat samarbete mellan stadens förvaltningar och ökad förståelse för verksamheternas utmaningar och behov. När vi nätverkar och diskuterar gemensamma utmaningar och lösningar stärker vi vår samverkan och vår organisation.

Ni får samtidigt insyn i digitaliseringsavdelningens verksamhet och hur vi kan stötta i er digitaliseringsresa.

Detta är ett test

Vi smygstartar med denna testupplaga av pitch- och temaforum föra att hitta formerna för hur det ska gå till. Framåt hösten tänkte vi dra igång igen och då tänkte vi hålla forumen sista fredagen varje månad.

Välkomna!

Sveriges Idéslussar träffas på Hbg Works

Hurra vad kul! Idag kunde vi använda vår fina trappa för första gången, och samtidigt kunde vi inviga den tillsammans med Sveriges Idéslussar som träffades på Hbg Works.

Hbg Works chefen pratar om acceleratorprojekt

En riktigt härlig dag, och goa kollegor. Stay tuned för lärdomar från alla dessa rutinerade idécoacher. Vi kommer så klart att samla dem här.

Så länge kan ni läsa digitaliseringsdirektörens blogg om träffen.

Så jobbar chatbot Sally

Voister.se har skrivit en fin artikel om vår chatbot Sally.

Utdrag ur artikeln:
– När vi har byggt Sallys karaktär har vi diskuterat begreppet intelligens hos AI. Vi fick tipset att jämföra Sally med en nyanställd praktikant som ska lära sig jobbet från grunden, men som till skillnad från människor också kommer ihåg allt hon har lärt sig. Jag tänker att hon har blivit lite som en kommun borde vara; tillgänglig, lite pratig och med ett språk som alla kan förstå, säger Victoria Sandqvist, projektledare på Helsingborgs kommun, som tillsammans med projektledaren Lotta Ahlberg och webbmastern Henrik Wilhelmsson ingår i arbetsgruppen bakom kommunens första chattbot.

Arbetsgruppen bakom Sally; Lotta Ahlberg, Victoria Sandqvist och Henrik Wilhelmsson.

Vi har flyttat in!

I fredags flyttade äntligen de första medarbetarna in på Hbg Works! Det är medarbetare från enheterna Webbutveckling och Digital utveckling som nu samlas under ett tak. De kommer ha Hbg Works som fast arbetsplats och utgöra delar av det stöd som erbjuds här, med kompetenser inom bland annat webbutveckling, verksamhetsutveckling, tjänstedesign, idécoachning, m.m.

Vi har flyttat in på plan 3, men plan 2 är fortfarande en byggarbetsplats.

Nästa vecka flyttar våra partners, Atea och Öresundskraft, också in! De kommer ha ett par medarbetare som sitter på Hbg Works på minst halvtid. Härifrån kommer de driva utvecklingsprojekt både på egen hand och tillsammans med oss och andra samarbetspartners. Allt som sker på Hbg Works syftar till att skapa framtidens Helsingborg. Och det gör vi bäst tillsammans, över gränser.

Allt eftersom lokalen växer fram vill vi fylla den med mer rörelse och liv! Här vill vi att hela staden ska känna sig välkomna, och kanske särskilt du som arbetar med verksamhetsutveckling, digitalisering eller på något sätt brinner för att skapa framtidens Helsingborg. Hbg Works är för dig! Följ utvecklingen här på hbg.works eller hör av dig till hbgworks@helsingborg.se om du är nyfiken på att veta mer.

Hur skapar man en acceleratorprocess?

Det är inte bara den nya lokalen som byggs upp just nu. Samtidigt som byggdammet virvlar omkring på Drottninggatan 14 så bygger vi ihop tre helt olika enheter i vår organisation som skall samsas kring en gemensam arbetsprocess; det som vi kallar för acceleratorn. Vi är ett helt gäng personer på digitaliseringsavdelningen som hittills jobbat med att testa och utveckla idéer från hela staden, att utveckla webbplatser och applikationer och att utveckla och förvalta system och e-tjänster för vitt skilda behov i hela vår stora organisation. Nu skall vi jobba tillsammans!

Tanken är att bestämma ett sätt att jobba tillsammans där vi får/vaskar fram/tar in en idé eller ett behov från någonstans i staden eller från en förvaltning, testar den här idén småskaligt i form av prototyper eller DIY-skisser och sedan utvecklar dessa och skalar upp för att förändra arbetssätt och introducera nya verktyg i kommunens verksamheter. I den här processen använder vi olika metoder, kundresor och annat tjänstedesign-inspirerat som exempel. Kollegorna från förvaltningarna är med i en del processer, invånarna involveras i andra.

Så hur gör vi då allt det här? Hur lyckas vi landa i ett sätt som bäst drar nytta av alla inblandades kompetenser? Det här är vår kluriga nöt just nu. Eftersom vi är människor så handlar det om att närma oss varandra på ett mänskligt sätt – lära känna och prata oss fram. Det här ägnar vi 3 timmar i veckan åt att göra. Vi har en massa kul längs vägen, men det är också svårt! Förändring är inte alltid bekvämt.

Men vi pratar inte bara, vi gör också. Ett par utforskande tester är igång, där vi börjat jobba tillsammans och märker vad som funkar. Ett större projekt med Skol- och Fritidsförvaltningen undersöker digitaliseringen i skolan, ett mindre projekt ser närmare på processen kring ekonomiskt bistånd från den sökandes sida, som vänder sig till Kontaktcenter för att få svar på sina frågor.

Det är så vi rör oss framåt, organiskt och utforskande. Testar oss fram. Det finns ju liksom inga svar på hur en gör en kommunal accelerator för idéer, eftersom ingen riktigt har gjort det förut på det här sättet. Och det tycker jag är en spännande upplevelse – att pröva sig fram utan färdiga svar för att lära längs vägen.

/ Tommy, förändringsledare

Works in progress

Byggarbetsplats - Hbg Works växer fram

Ny byggs det för fullt på Drottninggatan 14! Hbg Works kommer att disponera två plan med en total yta på ca 1300 kvm. Övre plan blir aktivitetsbaserat kontor. Nedre plan kommer vi att använda som meetup space med stor auditorietrappa och workshopytor. Här hoppas vi att kollegorna från staden vill hänga! Richard och Tommy spanar in gamla ramar av järn. Vad kan vi använda dem till? Växtvägg, basketvägg eller projektvägg?

Hipp hipp hurra!

Hipp hipp hurra! Vinnova har beviljat Hbg Works ansökan om förberedelseprojekt för testbäddsverksamhet.

Vi får därmed ett bidrag under 2019 på femhundratusen kronor för att stärka våra aktiviteter inom omvärldsspaning (hur vi kan lära av andra), kommunikation (sprida det vi gör), att arbeta med jämställdhet samt att kunna dokumentera våra metoder och verktyg. Testbäddar syftar till att hjälpa offentliga organisationer att kunna testa snabbt i liten skala och öppna upp sin verksamhet för utveckling och test av innovationer. Med ett bra förberedelsearbete kan vi även få hjälp av Vinnova inför 2020 att skala upp testbäddsverksamheten. Vi har redan sedan tidigare ett projekt med Vinnovastöd, där vi har utvecklat metoder för idécoachning, idéslussning och enkla tester. Nu ska vi integrera dessa verksamheter i en gemensam acceleratorprocess, dvs att effektivt kunna gå hela vägen från idéer till realisering i våra verksamheter.